Practica Jurídica

Oficialía y archivo, diferencias.

Esta circunstancia es la principal confusión de abogados del estado de Puebla  que viajan a la Ciudad de México, y viceversa.

En la práctica de la abogacía, te encontraras con estas dos figuras, llamadas oficialía y archivo, aquí te decimos si es lo mismo o cual es cada una y sus diferencias. Es importante precisar, que la información referida aquí, es respecto a Puebla y la Ciudad de México.

OFICIALIA DE PARTES2

La oficialía es “la puerta” del Juzgado, Junta o Tribunal, pues es donde ingresa toda la correspondencia, escritos o promociones, exhortos, demanda, o cualquier otro.

Se distinguen dos tipos, la oficialía común y la oficialía de cada juzgado. En la primera es donde se ingresan las demandas, esta oficina se encarga de repartirlas al juzgado en turno, conforme a su sistema interno de repartición o conforme a la materia de la que se trate.

Por lo regular existe una en cada sede, por ejemplo, en ciudad Judicial de la ciudad de Puebla, existe una oficialía común de partes de los juzgados civiles, otra de juzgados Familiares, una más de las salas civiles. En la sede del Tribunal Superior existe una oficialía común, que es la encargada de la recepción y turno de los exhortos provenientes de las distintas entidades federativas, ya sea por presentación directa de usuario o por envío a través de correo postal o mensajería, así como su depósito al Juzgado asignado; se recibe toda la documentación dirigida al Presidente de este Tribunal la cual puede ser emitida por diversas autoridades o por el Público en general, teniendo como función el canalizarlas a las diversas áreas que integran este Tribunal.

Las oficialas de cada juzgado reciben los escritos o promociones de trámite que a cada uno le corresponde, ellas son las encargadas de registrarlas y turnarlas a los secretarios de acuerdo. Tienen un encargado denominado oficial mayor y auxiliares oficiales. En el estado de Puebla, estas oficialías tendrás además diferentes funciones, entre las cuales son las establecidas en el artículo 76 de la Ley Organica del Poder Judicial del Estado de Puebla, el cual establece:

I.- Recibir los escritos que se presenten, asentar en ellos la razón correspondiente, autorizada con su firma, y dar cuenta oportunamente con los mismos y con los antecedentes a la Secretaría. A petición de parte, firmar copia del escrito por vía de recibo;
II.- Elaborar y mantener actualizado el inventario general de la oficina, y rendir los informes que sobre el mismo se le soliciten;
III.- Suplir las faltas accidentales, y las que procedan por excusa o recusación del Secretario, en los Tribunales donde sólo exista uno de éstos;
IV.- Guardar los expedientes, procesos o tocas, y mostrarlos cuando proceda, a los interesados que lo soliciten;
V.- Llevar, en su caso, los siguientes libros:
a).- De registro de expedientes, procesos o tocas, con especificación del asunto de que se
trate, del nombre de las partes, de la fecha de radicación y de terminación. En su caso, causa de remisión y fecha de salida.
b).- De registro de exhortos y requisitorias.
c).- De registro de escritos y promociones, por riguroso turno.
d).- De registro de oficios.
e).- De entrega de expedientes, procesos o tocas al Diligenciario.
f).- De entrega de correspondencia.
g).- De control de procesados con libertad caucional.
h).- De índice de asuntos; y
VI.- Formar los siguientes legajos:
a).- De circulares.
b).- De resoluciones, en el que se contendrán íntegros los acuerdos y autos, incluyendo firma de la Autoridad respectiva y del Secretario, para que hagan prueba plena.
c).- De sentencias, con los requisitos señalados en el inciso anterior, ya sean definitivas, ya interlocutorias.
d).- De actas, levantadas con motivo de las visitas de cárceles.
e).- De actas, levantadas con motivo de visitas al Juzgado.
f).- De movimientos de personal.

Por su parte, las oficialías de los juzgados de la Ciudad de México únicamente tienen las funciones establecidas en la Ley Orgánica, I. Recibir y turnar el escrito y documentación anexa por el cual se inicia el procedimiento al Juzgado que corresponda para su conocimiento, con estricto control a través del programa respectivo, mediante el sistema computacional aprobado por el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, y II. Recibir los escritos de término que se presenten después de las horas de labores de los Juzgados, pero dentro de horas hábiles, mismos que deberán remitir al Juzgado al que se dirijan. La Oficialía de Partes Común permanecerá abierta durante las horas hábiles a que se refiere el artículo 65 fracción III del Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal.

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El archivo por su parte es donde se resguardan los expedientes. Existe un archivo general, el cual resguarda todos los expedientes concluidos o que por inactividad, se hayan archivado, pueden existir al menos uno por distrito judicial. Por ello podemos distinguir entonces varios tipos, el archivo general y el archivo del juzgado, con las características especificadas.

Sin embargo, en localidades como la Ciudad de México, el archivo de cada juzgado hace las funciones que de las oficialías en el Estado de Puebla, este archivo está dividido en “A” y “B”, división que corresponde al número de expediente, Non o Par, respectivamente. Este archivo es donde se puede consultar los expedientes cuando no se encuentren en trámite, es decir, hace las veces de la oficialía de partes, excepto el recibir escritos y promociones.

Esta circunstancia es la principal confusión de abogados del estado de Puebla  que viajan a la Ciudad de México, y viceversa.

En concreto, si eres de Puebla o cualquier otro estado con el sistema similar, si vas a la ciudad de México y tienes que consultar físicamente un expediente, tienes que dirigirte al archivo, que bien, pueden existir uno o dos (a y b); por el otro lado, si eres de la CDMX y tienes que consultar un expediente en la ciudad de Puebla, tienes que hacerlo en oficialía, ya que no existen los archivos.

 

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